>>> Organiser un évènement

Organiser un événement à l’Université d’Avignon et des Pays de Vaucluse, c’est mobiliser un établissement public à caractère scientifique et professionnel (EPCSP) et l’ensemble de sa communauté universitaire. Les informations contenues dans ce guide sont donc essentielles au respect des conditions d’accueil de l’établissement et à la valorisation des actions mises en œuvre par les porteurs de projets.

Un événement à l’Université d’Avignon et des Pays de Vaucluse qu’il soit scientifique, culturel ou qu’il concerne plus simplement la vie de campus se pense dans le temps pour pouvoir concerner tous les services en jeu mais aussi par rapport aux autres événements à l’œuvre.

La fiche navette est un outil indispensable à la programmation, la mise en œuvre, la planification, la sécurité et la communication entre les différents services impliqués. Plus la fiche navette est remplie tôt par rapport à l’événement, plus l’université sera à même de le valoriser dans sa programmation.

Ainsi, le calendrier universitaire doit pouvoir se penser d’un semestre sur l’autre. Cependant, pour organiser un événement à l’université, il ne peut suffire de compléter une fiche navette avant les autres. Les critères scientifiques, culturels, médiatiques, économiques qui constituent le ferment de la valorisation universitaire sont pris en compte pour donner une autorisation, établir les conditions de déroulement, de communication, tarifs et plus généralement, une convention.
Les colloques organisés par les laboratoires de l’Université d’Avignon et des Pays de Vaucluse sont, dans la mesure du possible, prioritaires sur les autres types d’événements.

Enfin, l’Université d’Avignon et des Pays de Vaucluse est engagée dans une démarche de développement durable et souhaite que les porteurs de projets et les participants soient sensibles à cette démarche et, dans la mesure du possible, la mettent en œuvre dans leurs manifestations.