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Tout étudiant partant à l'étranger dans le cadre d’un programme d'échange doit absolument s’inscrire à l'Université d'Avignon avant son départ et payer ses frais d'inscription.
Le paiement de la sécurité sociale étudiante française est obligatoire (et permet aussi de bénéficier de la couverture sociale pendant les vacances en France).
En tant qu'étudiant en échange, vous êtes exempté du paiement des frais d’inscription dans l’université d’accueil.
La photocopie de votre carte d’étudiant, délivrée par le Service de la Scolarité de l’Université d’Avignon et valable pendant votre période d'études à l'étranger doit parvenir au SRI dès votre réinscription.

Pour de nombreux pays hors Union Européenne, l’obtention d’un visa d’études est une condition préalable au départ.

Si vous allez dans un pays de l'Union Européenne, mais que vous n'avez pas la nationalité française, renseignez-vous bien sur les démarches à effectuer.
Il va de soi qu’il faut être en règle par rapport à la législation relative à l'immigration de votre pays de destination.
Vous devez effectuer directement les démarches administratives auprès de l’Ambassade du pays d’accueil (à Paris). Merci d’envoyer ou d’apporter au SRI une copie de votre visa avant votre départ.
Un visa d’études coûte généralement entre 100 € et 200 € et nécessite souvent au moins un voyage à Paris…
Pensez aussi à votre passeport qui doit être valide au moins six mois au-delà de la fin de votre séjour à l’étranger.

Si vous prévoyez de faire un stage après votre période d’études, veuillez vous renseigner sur les formalités de visa de travail. Pour certains pays (notamment les Etats-Unis), ce permis est difficile à obtenir et coûte très cher (de l’ordre de 500 € selon le nombre de mois). Vous pouvez demander à votre employeur de vous aider à obtenir ce visa de stage.
Si vous souhaitez travailler à l’étranger, renseignez-vous auprès de l’Ambassade pour savoir si cela est permis, et dans quelles conditions.
Dans certains pays hors Union Européenne, il est possible de travailler sur le campus, mais pas en dehors.

Si vous êtes amené(e) à modifier votre contrat d'études initial pour différentes raisons (cours pas offert au semestre prévu, niveau de cours inadapté, cours complet, chevauchement d’emplois du temps etc.), n’oubliez pas de demander d’abord l’avis de votre coordinateur pédagogique ERASMUS à Avignon (avec copie au SRI), soit par courriel, soit par fax !

Bien avant votre départ, vous devez vous renseigner auprès de votre caisse d'assurance maladie afin d’obtenir une couverture médicale à l’étranger.
Dans le cas où vous ne seriez pas ou insuffisamment couvert(e) par votre caisse habituelle, sachez qu’il existe plusieurs assureurs spécialisés (par exemple www.cfe.fr, www.assistance-etudiants.com, www.travelexpat.com, www.globalINsure.com pour un départ hors Europe).

Renseignez-vous auprès de votre centre de sécurité sociale pour savoir si votre assurance maladie couvre un séjour dans le pays choisi. Certaines universités partenaires exigent que vous souscriviez  leur propre assurance, d’autres universités acceptent un certificat attestant votre couverture assurance maladie française.

Vous devez aussi souscrire impérativement une assurance rapatriement et responsabilité civile. Avant de faire le choix d’une assurance complémentaire, renseignez vous; votre assurance multi-garantie vous couvre peut-être déjà !

NB. Pour le Québec, votre sécurité sociale (ou mutuelle) vous délivrera un formulaire dit "SE 401 Q 106" qui vous évite de payer la couverture maladie au Québec (si vous avez la nationalité française). Vous devez faire signer ce formulaire par le Service des Relations Internationales de l’Université d'Avignon (et par la CPAM) avant de partir.

Les différentes bourses de mobilité dont dispose l’Université d'Avignon sont attribuées lors de commissions  organisées plusieurs fois dans l'année (en général en octobre et en février pour les périodes d'études à l'étranger).

La première ayant lieu en automne, vous ne saurez pas avant votre départ si vous obtiendrez une aide, et si oui, de quel montant elle sera. Mieux vaut partir avec quelques économies. Les bourses ne sont généralement pas versées avant le mois de décembre.

Il faut nous faire parvenir la photocopie du dernier avis d’impôt (ou de non-imposition) de vos parents, envoyé en juillet ou en août par la Direction des impôts (ainsi que du votre si vous souscrivez une déclaration de revenus personnelle), et la photocopie de votre notification provisoire d’attribution de bourses (pour les étudiants boursiers sur critères sociaux). Ces documents sont indispensables pour faire une demande de bourse de mobilité internationale.

Vous devez également nous fournir un RIB original à votre nom, ainsi qu’une copie recto-verso de votre passeport  en cours de validité.

A votre arrivée dans l’université d’accueil, merci de nous adresser le plus tôt possible une attestation d’arrivée délivrée par le SRI local signée, tamponnée et datée pour certifier la date de début de votre présence à l’université. Document à nous faxer au SRI au +33 4 90 16 25 60.

Le Consulat Général de France a la charge, entre autres, d’assurer la défense et la protection des Français à l'étranger. Il propose également des services de Mairie ou de Préfecture.

Lors de votre séjour à l’étranger, il vous est vivement recommandé de vous inscrire au registre des Français établis hors de France et de solliciter une carte consulaire. Cette démarche est gratuite, volontaire et non obligatoire et peut s’avérer très utile, par exemple pour obtenir un renouvellement de passeport ou dans le cas de la mise en place d’un plan de sécurité dans le pays. De plus, seule cette inscription au registre des Français établis hors de France permet au poste consulaire d’avoir connaissance de votre présence sur le territoire.
Pour toute inscription, vous devez vous munir d’une pièce d’identité, d’un justificatif de votre nationalité française et d’une attestation de résidence dans la circonscription consulaire.

Pour plus de renseignements au sujet de la procédure d’inscription, nous vous invitons à visiter les sites internet suivants :
- le site internet de l’Ambassade ou du Consulat du pays dans lequel vous allez séjourner
- Maison des Français de l’étranger
- Ministère des Affaires Etrangères : conseils aux voyageurs + espace étudiants
- Comité d’informations médicales

Nous vous conseillons de réserver vos billets d’avion le plus tôt possible pour obtenir des tarifs intéressants. Attention cependant : vous n'aurez la certitude de pouvoir partir que lorsque vous aurez obtenu votre visa (si nécessaire) et réussi vos examens à Avignon cette année…
Il est donc primordial d’entreprendre les démarches nécessaires auprès de l’ambassade du pays d'accueil le plus tôt possible pour ne pas acheter un billet d’avion pour rien. L’agence de voyages des étudiants « OTU » peut vous proposer des tarifs intéressants.

Un mot sur votre valise...

Renseignez-vous auprès de la compagnie aérienne sur le nombre de bagages admis ainsi que de leur poids maximal... un bagage en excès de poids peut coûter très cher! De ce fait, n'amenez que le strict nécessaire. De toute façon, vous voudrez ramener quelques souvenirs (des habits, des livres ou autres curiosités) et vous serez contents d'avoir gardé de la place dans votre valise pour le retour!

Il peut être intéressant d'amener quelques objets typiques de votre pays ou de votre région pour animer des soirées entre amis...un habit ou un recueil de chansons par exemple, préparez-vous à ce qu'on chante à l'étranger!

Dans la plupart des cas, les universités partenaires aident les étudiants en échange à trouver un logement; certaines exigent même qu'ils soient logé(e)s dans leur résidence universitaire sur le campus.
Lorsque votre dossier de candidature est retenu, contact est pris avec le Service des Relations Internationales de l’université d’accueil.
En général, l’université partenaire joint à sa lettre d’acceptation un formulaire de demande de logement. Il vous appartient de renvoyer ce formulaire dans les meilleurs délais.
Si vous ne voulez ou ne pouvez pas être logé(e) par l'intermédiaire de l'université d'accueil, vous pouvez aussi contacter les étudiants de l’Université d'Avignon déjà sur place, par le biais du SRI, pour leur demander conseil.

Les associations étudiantes des universités d'accueil peuvent également vous aider dans vos démarches de recherche de logement.

Notez qu’aucune aide au logement semblable à l’APL, à l'AS ou à l'ALS n’est offerte à l’étranger. Dans la plupart des résidences universitaires étrangères, trois mois de loyer (voire l’intégralité du séjour) sont à régler dès l’arrivée. Il s’agit souvent de sommes importantes que vous devez prévoir avant votre départ.

Avant de partir, il peut être utile de faire un bilan de santé chez votre médecin généraliste qui peut vous conseiller sur les vaccins à faire selon la destination. N'oubliez pas d'emporter vos ordonnances et votre carnet de santé ou vos certificats de vaccination. Il est également prudent de faire un tour chez le dentiste...

La carte internationale d’étudiant ("International Student Identity Card" ou ISIC), qui est reconnue dans le monde entier ou presque, peut vous être utile.
Elle permet de bénéficier des tarifs étudiants pour les déplacements, les entrées dans les musées etc.
Elle coûte 12 € et peut être commandée par Internet sur le site ISIC ou dans une agence à Aix-en-Provence (OTU voyages) ou Marseille (Wasteels voyages).

Intéressez-vous à votre destination avant de partir, cela facilite l’intégration… Lisez la presse et des auteurs locaux dans la langue du pays d’accueil, regardez des films en VO, rencontrez des étudiants étrangers par l'intermédiaire de l’Association Echanges etc.

N’oubliez pas de vous préparer mentalement à votre séjour à l’étranger, que ce soit pour une destination lointaine ou plus proche…le choc culturel n’est pas un mythe. Cela vous évitera d’être déçu(e). Rencontrez des étudiants connaissant le pays ou la région, lisez de la littérature spécialisée sur la communication interculturelle, suivez l’actualité du pays en question….

Les étudiants de L2 et L3 qui ont un projet d’études à l’étranger peuvent suivre au semestre pair l’Unité d'Enseignement d'Ouverture « Préparation à la mobilité internationale ».

Communiquez-nous également votre adresse électronique permanente; elle sera utilisée tout au long de l’année. Pensez à nous signaler tout changement d’adresse postale ou électronique pendant votre séjour à l’étranger.

Une fois votre séjour terminé, n’oubliez pas de renvoyer au SRI votre rapport de fin de séjour afin d’aider les futurs partants dans la préparation de leur séjour.
L’envoi de ce document est obligatoire, même si vous n’avez pas été sélectionné(e) pour une bourse de mobilité.

Pour ceux qui touchent la bourse PRAME de la région PACA, envoyez les originaux de l’attestation « B » et du rapport de séjour au SRI par la poste.
NB. Le SRI doit obligatoirement réceptionner ces deux compte-rendu pour que vous puissiez bénéficier du dernier versement de votre bourse !

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